Ihr Sommerfest – steuerlich betrachtet

Alle Betriebsveranstaltungen wie z.B. das Sommer-, Weihnachtsfest oder der Betriebsausflug sollten immer auch aus steuerlicher Sicht gut geplant sein.

Der Grund: Wenn die Kosten einer Betriebsveranstaltung höher ausfallen als 110,00 Euro pro Teilnehmer, wird Lohnsteuer fällig und der Vorsteuerabzug kippt.

Und so stellt sich die Frage, wie die Kosten einer Betriebsfeier korrekt ermittelt und steuerlich vorteilhaft angesetzt werden können.

Antwort:

  1. Ermitteln Sie die zu erwartenden Gesamtkosten für die geplante Veranstaltung:

Um die Gesamtkosten der Betriebsfeier steuerlich korrekt abzusetzen, gilt laut Gesetz (§ 19 Abs. 1a EStG), dass alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer addiert werden – unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsfeier handelt.
Dazu gehören alle Ausgaben auf der Betriebsfeier für Verpflegung, Musikdarbietungen oder Kosten für Künstler, für einen Eventmanager, die Raummiete und Raumdekoration, Planungskosten etc.

  1. Anschließend wird der Aufwand pro Teilnehmer errechnet, indem die Gesamtkosten auf die Teilnehmerzahl aufgeteilt werden.
  2. Zuletzt muss geprüft werden, ob Teilnehmer ggf. in Begleitung kommen – denn das Finanzamt ordnet die Kosten für Ehegatten oder andere Begleitpersonen dem teilnehmer zu sodass sich die Teilnehmerzahl nicht um eine weitere Person erhöht

Grundsätzlich gilt: Mit dem 110 Euro-Steuerfreibetrag bei Betriebsfesten ist der Bruttobetrag gemeint – also die Kosten der Betriebsausgaben, einschließlich Umsatzsteuer.

Wie wird die Beriebsveranstaltung steuerlich behandelt, wenn der Freibetrag überschritten wurde?

Wird der Freibetrag von 110 Euro überschritten, kann der Arbeitgeber den entstehenden steuerpflichtigen Lohnanteil pauschal mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer versteuern.

Was gibt es zu beachten?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung dürfen die Kosten je Teilnehmer an einer Betriebsveranstaltung nur anhand der „tatsächlich anwesenden“ Gäste ermittelt werden.
Dieser kann dazu führen, dass wenn z.B. 10 Mitarbeiter absagen und die Pro-Kopf-Kosten sich dadurch auf mehr als 110 Euro erhöhen eine unerwünschte Lohnsteuerzahlungen droht.

Darüber hinaus kann darf der Freibetrag nur auf 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr angewendet werden. Finden nnerhalb eines Wirtschaftsjahres mehr als 2 Betriebsfeiern statt, müssen diese regülar oder pauschal verstuert werden.
Hierbei räumt die Finanzverwaltung jedoch den Unternehmen die Möglichkeit ein selbst zu entscheiden welche der Veranstaltung versteuert werden muss.
Daraus ergibt sich der Vorteil die Betriebsfeier mit den geringsten Kosten zu wählen und diese dann zu versteuern.

ACHTUNG!

Kein höherer Freibetrag ab 1. Januar 2024.

Der Entwurf des Wachstumschancengesetz sah eine Erhöhung des ertragsteuerlichen Freibetrags von bislang 110 Euro auf 150 Euro vor.
Dieser Vorschlag hat es jedoch nicht in die endgültige Fassung geschafft.

Bei Betriebsveranstaltungen bleibt es auch im Jahr 2024 deshalb beim 110-Euro-Freibetrag.

Quellen: www.ihk-bonn.de , www.haufe.de